Reisekostenerstattung und Steuererklärung

[Zille1977]

Guten Tag,

ich bin im Jahr an wenigen Tagen auf Dienstreise.

Zu diesen Angelegenheiten fahre ich mit dem privaten PKW zu einem in der Nähe der Autobahn gelegenen Parkplatz und setze von dort zusammen mit Kollegen die Reise im Firmenwagen fort.
Für die Fahrt zum Parkplatz mit dem privaten PKW erstattet mein Arbeitgeber pauschale steuerfreie Fahrtkosten für Hin-und Rückweg.

Zudem zahlt er für die einzelnen Tage pauschal Verpflegungsmehraufwand.
In der Lohnsteuer Bescheinigung taucht kein Betrag auf.

Ich sehe es richtig, dass diese Erstattungen in meiner Steuererklärung komplett unerwähnt bleiben, da ich sonst keinerlei Reisekosten erkläre als Werbungskosten und somit nichts gegen gerechnet wird?

Vielen Dank und ein schönes Wochenende.

[Charlie24]

Wenn der Verpflegungsmehraufwand nicht in der Lohnsteuerbescheinigung auftaucht, besteht kein Erklärungsbedarf.

[Zille1977]

Super, vielen Dank für die schnelle Antwort. Dann habe ich das richtig verstanden.

[Zille1977]

Kurze Frage zu o.g. Beitrag: ich muss die erstatteten Fahrtkosten für die Fahrten mit Privat PKW bei Dienstreisen auch nirgendwo angeben, oder? Da mein AG diese erstattet, mache ich ja auch dafür keinen Eintrag bei Reisekosten.

[reckoner]

Hallo,

genau das wurde doch oben geschrieben.

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber die Zahlungen in der Lohnsteuerbescheinigung aufführt. Dann müssten auch die Werbungskosten erklärt werden, sonst würden die Zahlungen nachversteuert.

Ob das weglassen in der Lohnsteuerbescheinigung zulässig ist kann ich nicht sagen. Es führt aber schonmal dazu, dass man u.U. die Werbungskostenpauschale unberechtigerweise bekommt.

Stefan

[Charlie24]

Ob das weglassen in der Lohnsteuerbescheinigung zulässig ist kann ich nicht sagen.

Es ist nur zulässig, wenn sich der Arbeitgeber von der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto hat befreien lassen.

https://www.gesetze-im-internet.de/lstdv/__4.html

[Uwe64]

Hallo Zille1977 und reckoner !

reckoner schreibt:

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber die Zahlungen in der Lohnsteuerbescheinigung aufführt. Dann müssten auch die Werbungskosten erklärt werden, sonst würden die Zahlungen nachversteuert.

Das ist so nicht korrekt:

1. Es gibt kein Feld auf der Lohnsteuerbescheinigung 2024, in der ein Arbeitgeber die steuerfreie Fahrtkostenerstattung für Dienstreisen eintragen kann!
==> wenn der Steuerpflichtige Mehrkosten geltend machen möchte, muss er natürlich die Kosten erklären und die AG-Erstattung in das entsprechende Erstattungsfeld in der Anlage N händisch selbst eintragen!

2. Es gibt ein Feld auf der Lohnsteuerbescheinigung 2024, in der der Arbeitgeber die steuerfreien Verpflegungszuschüsse eintragen kann.

2.1. Wenn die da bescheinigt werden, werden die auch beim Bescheinigungsdaten-Abruf in die Anlage N übernommen!
==> und werden bei der ESt-Berechnung nicht berücksichtigt, solange bei den Kosten nichts eingetragen ist, es muss also nichts eingetragen oder gelöscht werden, wenn der Steuerpflichtige keine Mehrkosten geltend machen möchte!

2.2. Wenn diese nicht bescheinigt werden, läuft es wie bei den Fahrtkosten siehe 1.

reckoner schreibt:

Es führt aber schonmal dazu, dass man u.U. die Werbungskostenpauschale unberechtigerweise bekommt.

das ist so nicht korrekt:

Wenn ich einen Arbeitgeber habe, der seinen Arbeitnehmern alle ersetzbaren Kosten steuerfrei oder pauschalversteuert ersetzt, erhält der Arbeitnehmer trotzdem und völlig zurecht den Arbeitnehmerpauschbetrag!

https://www.haufe.de/id/beitrag/reisekostenerstattung-durch-den-arbeitgeber-5-steuerfreie-erstattung-durch-den-arbeitgeber-HI16760745.html

[Charlie24]

... es muss also nichts eingetragen oder gelöscht werden, wenn der Steuerpflichtige keine Mehrkosten geltend machen möchte!

Darauf würde ich mich nicht verlassen. Das Finanzamt kann in solchen Fällen sehr wohl eine Erklärung zu den Tagen mit Verpflegungsmehraufwand

nachfordern.

[Uwe64]

Hallo Charlie24!

Ich habe auf die Antwort von reckoner reagiert, der schrieb "Dann müssten auch die Werbungskosten erklärt werden, sonst würden die Zahlungen nachversteuert. ..." - das ist definitiv falsch!

Ob ich Werbungskosten erkläre oder nicht, in beiden Fällen kann das Finanzamt nachfragen!

Eine Eintragungspflicht der Kosten wird jedoch schon programmtechnisch ausgeschlossen, weil wenn nur ein AG-Erstattungsbetrag im Formular eingetragen ist, dieser in der Berechnung nicht berücksichtigt wird!

Wenn die das anders gewollt hätten, dann würde die Kiste so rechnen wie reckoner es schrieb!

[reckoner]

1. Es gibt kein Feld auf der Lohnsteuerbescheinigung 2024, in der ein Arbeitgeber die steuerfreie Fahrtkostenerstattung für Dienstreisen eintragen kann!

Ich hab‘ nicht behauptet, dass es dafür ein Feld gibt. Aber du kannst mir glauben, dass es Arbeitgeber gibt die das irgendwo eintragen.
Und dann sollte man eben auch die dagegenstehenden Kosten erklären.

==> und werden bei der ESt-Berechnung nicht berücksichtigt, solange bei den Kosten nichts eingetragen ist, es muss also nichts eingetragen oder gelöscht werden, wenn der Steuerpflichtige keine Mehrkosten geltend machen möchte!

Das sehe ich anders.
Wenn der Arbeitgeber etwas erstattet hat, der Steuerzahler aber gar keine entsprechenden Kosten geltend gemacht hat dann wird das so nicht durchlaufen (bei höheren Beträgen zumindest).
Sonst könnte ein Arbeitgeber einfach Teile des Lohns als Kostenerstattung tarnen.

Noch eine Anmerkung: Ich versuche hier zu schreiben wie es in der Praxis läuft. Das es theoretisch (oder haarklein nach Gesetz) anders sein kann mag sein, aber es wird dann wie gesagt nicht einfach durchlaufen. Daher sage ich beispielsweise in manchen Fällen, dass man etwas angeben sollte obwohl es eigentlich nicht erforderlich ist.

Stefan

[Uwe64]

Hallo reckoner!

*****
die DATEV (Stand 2025) sieht das mit dem Ausweis als Wahlrecht an und beschreibt die Eintragungen wie folgt:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1005132

- Lohnart 9600 - Fahrtkosten Auswärtstätigkeit - wird in „Raum für weitere Angaben“ ausgewiesen.
oder alternativ
- Lohnart 9610 "Pendant zu Lohnart 9600, wenn der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht bescheinigen will." - "wird nicht ausgewiesen"
- Lohnart 9620 "Pendant zu Lohnart 9610, nur mit einer anderen Grundrechenformel per Kilometer. Der Arbeitgeber will die Fahrtkosten nicht bescheinigen." - "wird nicht ausgewiesen"

"Hinweis Fahrtkostenersatz
Anlässlich einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzte Fahrtkosten oder Übernachtungskosten müssen nicht in die elektronische Lohnsteuerbescheinigung aufgenommen werden.
Steuerfreier Fahrtkostenersatz kann in den nicht amtlich belegten Zeilen freiwillig vom Arbeitgeber bescheinigt werden."

*****
Warum diese Gesetzeslage?

M.E. ist dieses Ausweis-Wahlrecht und der "Raum für weitere Angaben" für Arbeitgeber gedacht, die nicht die Höchstbeträge steuerfrei erstatten - somit kann der Arbeitnehmer am Jahresende seine Kosten in der Anlage N erfassen und muss für die AG-Erstattungssumme nicht lange herumrechnen oder gar eine AG-Bescheinigung anfordern.

Dies dient somit nicht der Abrechnungskontrolle - diese findet über die Lohnsteuer-Außenprüfung statt - sondern dient einzig dazu, dem Arbeitgeber separate Bescheinigungen für das Finanzamt zu ersparen!

[Uwe64]

An Interessierte und Betroffene:

1. Sind nur AG-Erstattungen in der Anlage N eingetragen, werden diese bei der Berechnung nicht berücksichtigt!

2. Vorsicht "Berechnungsfalle":

Wenn Fahrtkosten geltend gemacht werden, weil der AG nichts oder zu wenig steuerfrei erstattet hat, rechnet das Programm alle (!) steuerfreien AG-Erstattungen dagegen, also auch die "steuerfreien Verpflegungszuschüsse" - in diesen Fällen muss man entweder den Erstattungsbetrag Verpflegung löschen oder die Werbungskosten erklären!

[Zille1977]

Guten Morgen zusammen,
vielen Dank für die ausführlichen Informationen.
Es gibt bei der Steuer - Erklärung unter Werbungskosten / Entfernungspauschale auch die Frage, ob es steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse gab. Hier haben die Fahrtkosten - Erstattungen im Zusammenhang mit Dienstreisen nichts zu suchen, oder?
Diese mindern ja nicht die Entfernungspauschale nach meinem Verständnis.
Ich gebe ja auch immer an, wie viele Tage ich auf Dienstreise war und bekomme für diese Tage keine Entfernungspauschale.
Ich wünsche allen einen angenehmen Tag.

[Uwe64]

Hallo Zille1977!

Es gibt bei der Steuer - Erklärung unter Werbungskosten / Entfernungspauschale auch die Frage, ob es steuerfreie Fahrtkostenzuschüsse gab. Hier haben die Fahrtkosten - Erstattungen im Zusammenhang mit Dienstreisen nichts zu suchen, oder?

korrekt!

schauen Sie mal auf die Lohnsteuerbescheinigung

https://lsth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2024/B-Anhaenge/Anhang-23-Druck/II/inhalt.html

auf die Zeilen 17 und 18: in diesen Zeilen muss der AG steuerfreie auf die Entfernungspauschale anzurechnende Leistungen eintragen!

recht verständlich erklärt wird alles hier:

https://lsth.bundesfinanzministerium.de/lsth/2024/B-Anhaenge/Anhang-23-Druck/I/inhalt.html

[Zille1977]

Hallo Uwe64,

vielen Dank für die schnelle und verständliche Antwort.
Dies hilft mir sehr weiter.