Elster - Mehrere Nutzer einer Organisation die parallel arbeiten?

[MrModellbauer]

Hallo Elster-Gemeinde,

wir sind ein Träger von mehreren sozialen Einrichtungen in ganz Deutschland und es gibt mittlerweile mehrer Elster-Zugänge in der Organisation.....
Insb. im Rahmen der Grundsteuerreform wurden mehrer Elster-Nutzerkonten eröffnet, worüber dann auch Meldungen an das FA übermittelt wurden. In anderen Bereichen gibt es auch Elster-Konten, wobei da es teilweise richtig an Software dranhängt bzw. der Bereich kleiner ist und es nur ein Konto gibt wo gelegentlich damit gearbeitet wird.

Ich muss persönlich sagen, so ganz blicke ich auch nicht durch wie man das managen soll bzw. wie es gedacht ist.


Es gibt ein "ELSTER-Unternehmenskonto", mit dem Organisationszertifikat. Was wohl der richtige Weg wäre. Wobei da bereits wieder die Probleme auftreten, weil laut Beschreibung gibt es da ein einheitliches Postfach. Wenn jetzt mehrere Bereiche mit mehreren Aufgaben in einem Konto arbeiten? An der Stelle wären schon wieder mehrere Konten sinnvoll???

Was aus meiner Sicht sinnvoll wäre, wenn jeder Aufgabenbereich in der Organisation ein Konto hat. Da muss ich aber auch persönlich sagen, ich habe noch nie ein Elster gearbeitet. Maximal für die eigene Frau/Kinder. Kann man mit mehreren Nutzern parallel in einer Elster-Anmeldung arbeiten oder würde es wieder Probleme geben? Ist auch nicht Sinn der Sache, dass man sich absprechen muss, wer wann und wie in Elster eingeloggt ist? Wie funktioniert das in größeren Organisationen?


Grüße

[Charlie24]

Unter einer Steuernummer können maximal 5.000 Organisationszertifikate angelegt werden, was auch für größere Organisationen ausreichen sollte.

Mit Sicherheitstick gingen sogar 10.000 Konten.

[MrModellbauer]

Hallo Charlie24,

Danke schon mal für diese Info, was schon mal ein paar Fragen klärt.
1x Organisationszertifikat = 1x ELSTER-Unternehmenskonto. Heißt, es können 5000 Benutzerkonten angelegt werden

ABER wie geht man dann im Betrieb mit am Besten mit diesen Nutzerkonten um? Bei vielen Bereichen weniger dass Problem, aber gerade bei der Grundsteuer haben 7-8 Mitarbeiter die Sache bearbeitet UND das teilweise parallel.

Die Anträge werden ja über ein Benutzerkonto verschickt, sind auch nur dort sichtbar/später aufrufbar? Jedes Konto hat doch dann sein eigenes Postfach? Das Problem hatten wir ja jetzt mit den Konten, dass Mitarbeiter einzelne (normal) Konten hatten, dann ausgeschieden sind bzw. Jemand müsste sich um die Konten/Zertifikate kümmern?

-Ein "personalisiertes Konto" pro jeden Mitarbeiter Mitarbeiter ist doch vmtl. daher nicht praktikabel?
-Einige wenige nicht personalisierte Konten wären besser?
-Optimal wäre ein Konto pro Aufgabenbereich, wobei ich da nich tweiß ob da mehrere Personen parallel in einem Konto eingeloggt sein können?




Grüße

[Charlie24]

Die Anträge werden ja über ein Benutzerkonto verschickt, sind auch nur dort sichtbar/später aufrufbar? Jedes Konto hat doch dann sein eigenes Postfach?

Beides richtig !

Jemand müsste sich um die Konten/Zertifikate kümmern?

Das siehst du ebenfalls richtig.

Optimal wäre ein Konto pro Aufgabenbereich, wobei ich da nicht weiß ob da mehrere Personen parallel in einem Konto eingeloggt sein können?

Ein Parallelbetrieb wird nicht wirklich unterstützt und auch nicht empfohlen.

https://forum.elster.de/anwenderforum/forum/allgemein/sicherheit/407957-doppeltes-einloggen-an-2-pcs-m%C3%B6glich

[MrModellbauer]

Danke für die Umfangreichen Antworten,

also wäre die praktikabelste Lösung wirklich, wenn z.B. 6 Mitarbeiter parallel arbeiten müssen 6 Konten anzulegen. Einem Mitarbeiter ein Konto zuzuweisen, Logindaten zu ändern immer wenn man das Konto neu zuteilt.
Für alle bereits angelegten Konten gibt es vmtl. keine Lösung, die müsste man alles zusammentragen und ggf. "weiter nutzen". Macht ja keinen Sinn für jeden MA ein neues Konto anzulegen, auch wenn er nur 3 Monate da ist oder mal mehrere Wochen aushilft.


Ich weiß jetzt aktuell nicht wie man "privates Elster-Konto" und "Unternehmenskonto" unterscheidet. Die Konten wurden natürlich alle unter unserer Steuernummer angelegt. Ich muss nächste Woche noch mal auf Arbeit schauen, was konkret da für Konten angelegt wurden. Bei meinem privaten Elster-Konto zu Hause steht unter den Daten "Persönliches Zertifikat". Bei einem Konto mit Organisationszertifikat würde ich da etwas anderes erwarten.

Grüße

[Charlie24]

Bei einem Konto mit Organisationszertifikat würde ich da etwas anderes erwarten.

Natürlich steht da Organisationszertifikat.

[timote]

#5 "Macht ja keinen Sinn für jeden MA ein neues Konto anzulegen, auch wenn er nur 3 Monate da ist oder mal mehrere Wochen aushilft."

In meiner früheren Firma gab es vor langer Zeit in SAP für die Buchhaltung eine sogenannte Azub-Kennung, damit nicht ständig für jeden Azubi, der durch die Abteilungen wandert, eine eigene Kennung mit entsprechenden Berechtigungen angelegt werden musste. Irgendwann haben die Wirtschaftsprüfer (WP) darauf bestanden, dass doch jeder Benutzer eine eigene Kennung erhält, damit man stets sehen kann, wer was gemacht hat.

Da ihr als größerer "Laden" vermutlich WPs habt, macht es vielleicht Sinn, euer auf Elster ausgerichtetes Konzept mit diesen abzustimmen. Es sollte gut durchdacht sein, damit es auch praktikabel ist. Eine vorherige Bestandsaufnahme, die du gerade betreibst, ist sicherlich angezeigt.

[HundKatzeMaus]

Moin MrModellbauer, vielleicht hilft dir ja diese offizielle Seite weiter, in der auch eine gute Beschreibung steht, wie ein interner Prozess sein sollte:

https://info.mein-unternehmenskonto.de/ueberblick/elster-organisationszertifikate/

[timote]

Der in #8 verlinkte Beitrag ist recht interessant. Es gibt Postfächer für Nutzer je Organisationszertifikat, aber auch Funktionspostfächer, s. weiterer Link.

https://info.mein-unternehmenskonto.de/ueberblick-funktionalitaeten/postfachfunktionen/

[MrModellbauer]

Der Satz ist interessant, wobei der Satz seit ~ 12/2023 auf der Webseite steht

"Daneben wird es zukünftig auch die Möglichkeit geben, Bescheide und Nachrichten in Funktionspostfächer bereitzustellen."



Es wäre schön, wenn es wirklich Funktionspostfächer gäbe oder Nutzergruppen. Ich hoffe die Finanzverwaltung kommt nicht auf die Idee, ein gemeinsames Funktionspostfach pro Organisation einzurichten. Es gibt zwar auch Software wo man die Elster-Konten "einbindet", dann ist da eine Software vorgeschaltet wo man ggf. die ganzen Sachen mit Nutzern regeln kann. Sachen die man über die Software abschickt sieht man dann aber wieder nicht im Elster-Konto und solche Späße.


Ansonsten sehe ich halt wirklich ein organisatorisches Problem, wenn pro Mitarbeiter ein Konto vorgesehen ist. Es kommt bei mir privat vor, das ich durchaus auch mal auf alte abgeschcikte Vorgänge zurückgreifen oder es gibt auch eine "Kopierfunktion". Das wird bei uns auch so sein, wurde von zwei Mitarbeitern m.W. auch erwähnt. Nicht das man es nicht managen könnte, aber Irgendjemand müsste XY-Konten von gestorbenen/ausgeschiedenen Mitarbeitern managen, falls man doch mal schauen möchte wer was dann konkret gemacht hat. Die Alternative wäre wohl alles zu dokumentieren, was wohl auch so teilweise gemacht wird. Die Probleme fangen aber dann an, wenn es nicht 100% sauber gemacht wurde.