Warum werden Belege, die ich als PDF hochlade, so stark aufgebläht?

[svennef78]

Hallo,

ich mache zum zweiten Mal meine Steuererklärung direkt mit Elster, wollte aber diesmal die Belege direkt in Elster hochladen.
Ich habe angefangen Rechnungen hochzuladen. Die erste ist ein PDF, was auf meiner Festplatte 568 kB groß ist, das ist eine Seite, abfotografiert und als PDF via Email gesendet worden. In dem knapp bemessenen Speicher von 100 MB wird die als 1 MB angezeigt. Ok, dachte ich. das wird halt aufgerundet.

Ein zweites Dokument, PDF was von der Steuersoftware Cointracking für 2023 erzeugt wurde und auf meiner Platte teotz der 22 enthaltenen Seiten 372 kB belegt habe ich hochgeladen. Das Dokument besteht aus durchsuchbaren Text. Nun kommts: Ich zieh es rein ins Elster, es wird konvertiert (?!) und dann wird die Texterkennung gestartet. hä? Texterkennung hab ich übersprungen. Das belegt dann ganze 6 MB !! Das 20fache! Und als Slideshow aus 22 Bildern. WTF!

Wenn ein PDF schon textbasiert ist, warum wird es trotzdem in Bilder umgewandelt um dann den Text darin zu erkennen? Es ist doch schon Text!

Kann mir bitte jemand die Gründe dafür erklären?

Vielen Dank.

Svennef78

[L. E. Fant]

Warum das so ist, das weiß hier auch keiner. Genauso wie sich diese Funktion nicht so ganz erschließt. Was hast Du denn vor, mit den hochgeladenen Belegen? Ans Finanzamt kannst Du die jedenfalls von dort dann nicht senden.

[multi]

Die mutmaßliche (!) Antwort ist, dass die Belegfunktion im Wesentlichen für das Erfassen von Belegen per Scan oder Kamera, insbesondere per App MeinElster+ gedacht war.

Weiterhin ist ein Bitmap universell, und bei direkter Konvertierung sieht der Anwender sofort, ob der Beleg richtig erfasst wurde. Ein kleiner Anteil, aber im Massengeschäft dann doch zu berücksichtigende Menge von PDF Dateien ist für den Empfänger unbrauchbar, sei es, weil exotische Fonts nicht eingebunden sind, oder weil die erstellende Software den PDF Standard dann doch etwas anders interpretiert hat als alle anderen.

[svennef78]

Warum das so ist, das weiß hier auch keiner. Genauso wie sich diese Funktion nicht so ganz erschließt.

Ich als Neuling dachte, dass die Belegfunktion dazu gedacht ist, dass Belege gesammelt werden, auf die man in den Formularen verweist. Ich habe in diesem Jahr das erste Mal eine EÜR für eine künstlerische Nebentätigkeit erstellt. Da will das Finanzamt doch auch alle Belege, oder nicht? Ca. 50 PDFs sind es. Zusammen sind die 9 MB groß.

Was hast Du denn vor, mit den hochgeladenen Belegen? Ans Finanzamt kannst Du die jedenfalls von dort dann nicht senden.

Zum Sammeln der Belege nutze ich ein extra dafür angelegtes Email-Postfach. Elster brauche ich dafür nicht. Es ist schon genug Klick-Orgie, für jede Rechnung einen eigenen Eintrag unter Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen anzulegen. Da wäre es doch sinnvoll, da gleich die jeweilige Rechnung an den Datensatz anzuhängen?!

Ich habe alles schön nach Datum sortiert und mit getaggt bei mir abgelegt. Das Finanzamt bevorzugt einen undurchsuchbaren Haufen. *ankopfkratz*

[L. E. Fant]

Da will das Finanzamt doch auch alle Belege, oder nicht?

Davon würde ich jetzt nicht automatisch ausgehen.

Es ist schon genug Klick-Orgie, für jede Rechnung einen eigenen Eintrag unter Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen anzulegen.

Das würde ich auch nicht machen. In jedem Feld reicht eine Summe. Hier ein Auszug aus dem Papiervordruck:

image.png
In Mein Elster kannst Du schon Einnahmen nach verschiedenen Kriterien zusammenfassen. Aber jeden einzelnen Verkauf, das würde ich nur machen, wenn die Verkäufe an einer Hand abzuzählen sind.

Aber wie gesagt, auf die hochgeladenen Belege hat das Finanzamt keinen Zugriff.

[svennef78]

Die mutmaßliche (!) Antwort ist, dass die Belegfunktion im Wesentlichen für das Erfassen von Belegen per Scan oder Kamera, insbesondere per App MeinElster+ gedacht war.

(1) Wenn die Quelle ein Bild ist, macht es Sinn mit OCR zu arbeiten. Wenn die Quelle ein PDF ist, sollte der Parser die Datei erst prüfen, ob Textblöcke enthalten sind. Erst wenn kein Text enthalten ist dann OCR vorschlagen.
Für die eigene Ablage wäre es besser, wenn die hochgeladenen Dateien erstmal unverändert blieben. Nur bei Bedarf mit einem Button "OCR-Kopie-erstellen", das könnte ich mir vorstellen. Damit das Original erhalten bleibt, sollte jede Bearbeitung an einer Kopie gemacht werden. --> (4)

Wenn man das Ausrendern/OCR als Kopie und nur bei Bedarf macht, hätte das auch den Vorteil, dass man mit den 100 MB lange reicht. Wie gesagt, meine 50 PDF-Rechnungen haben 9 MB. Nach jetzigem System sind das 300 MB in der MeinElster-Ablage...

Weiterhin ist ein Bitmap universell, und bei direkter Konvertierung sieht der Anwender sofort, ob der Beleg richtig erfasst wurde.

(2) PDF ist ein Containerformat, was unter anderem auch eine Vorschau-JPeg enthalten kann. Bitmap ist 90er. Und überhaupt nicht dokumentenecht da fälsch- und bearbeitbar.
Die meisten Dokumentenmanagentsysteme arbeiten mit dem PDF/A-Standard und digital signierten Dokumenten. Das lässt sich nicht verändern und nicht fälschen. Jetzt kommt Elster, nimmt so eine PDF, macht daraus eine Slideshow aus Screenshots - fälscht es sozusagen ab - und interpretiert das Geschriebene neu mit dem eigenen OCR-Programm.

Ein kleiner Anteil, aber im Massengeschäft dann doch zu berücksichtigende Menge von PDF Dateien ist für den Empfänger unbrauchbar, sei es, weil exotische Fonts nicht eingebunden sind, oder weil die erstellende Software den PDF Standard dann doch etwas anders interpretiert hat als alle anderen.

(3) Wenn ich von einem Online-Händler eine Rechnung im PDF-Format bekomme, kann ich alle Texte ganz einfach markieren und rauskopieren. Wenn ich in Excel den Druckbereich als PDF speichere, sind auch alle Texte als Texte drin, natürlich mit Auszeichnung welcher Font verwendet werden sollte. Das kann doch ein automatischer PDF-Parser ignorieren! Da steht in der PDF z. B. <font="exotischer Font 1">Rechnungsbetrag: 123,45 €</font>. da kann doch der Parser einfach drüber lesen und weiß trotzdem dass da Text steht. Das als als Bitmap rendern und dann OCR drüber ergibt doch bei fehlender Schrift vielleicht sowas wie "R3c gsb3tr4g: iZ3,45 E", dass man dann natürlich händisch korrigieren muss... :-/

(4) Wenn ich eine Rechnung zu Elster hochlade, auch zu eigenen Referenzzwecken (wie es wohl gedacht ist), geh ich doch davon aus, dass die Dateien mit meinen Unterlagen aufs Byte überein stimmen, oder nicht? Das ist doch nicht nur eine technische Notwendigkeit, sondern auch eine rechtliche. Die hochgeladenen Kopien sind doch im Grunde nach Elster's Verarbeitung alles Fälschungen. Ich mach mich doch sogar strafbar, wenn ich das von Elster umwurschteln lasse, denn das Finanzamt selbst mahnt dass analoge Rechnungen analog und digitale Rechnungen digital jeweils im Original aufbewahrt werden müssen. Das Ausdrucken einer digitalen Rechnung verstößt schon dagegen....

Also wenn das nicht per Elster geht, wie lade ich sonst steuerrelevante Unterlagen so hoch, dass das Finanzamt weiß, wozu was gehört?

Bisher habe ich alles ausgedruckt und mit dem Rad zum Finanzamt gefahren. Ich dachte es wird mit Elster einfacher... ;-)

[Charlie24]

Bisher habe ich alles ausgedruckt und mit dem Rad zum Finanzamt gefahren. Ich dachte es wird mit Elster einfacher... ;-)

Wenn das Finanzamt wirklich Belege sehen will, wird es diese anfordern Und wenn du deine Belege auf deinem Rechner als PDF abgespeichert hast,

lädst du die, die das Finanzamt haben will, über die Belegnachreichung hoch. Dabei werden sie nicht verändert.
https://www.elster.de/eportal/formul...egnachreichung

Das Sammeln in deinem Konto bei Mein ELSTER kannst du dir auch sparen.

[svennef78]

Davon würde ich jetzt nicht automatisch ausgehen.

Okay.

Das würde ich auch nicht machen. In jedem Feld reicht eine Summe. ...

Aber wie können die prüfen wie sich die Summe zusammensetzt? Ich wollte nichts vergessen und da war meine Liste an Rechnungen die Referenz.

In Mein Elster kannst Du schon Einnahmen nach verschiedenen Kriterien zusammenfassen. Aber jeden einzelnen Verkauf, das würde ich nur machen, wenn die Verkäufe an einer Hand abzuzählen sind. Aber wie gesagt, auf die hochgeladenen Belege hat das Finanzamt keinen Zugriff.

Bei mir ist es tatsächlich genau eine Hand. :-D

Ich dachte man muss auch die Belege irgendwo auflisten. Vielleicht als Excel?

Viele Grüße
Svennef78

[nullplaner]

Man kann hochgeladene Belege mit einzelnen Feldern verknüpfen.

Aktuell bekommt man aber folgende Warnung:
Es wurden Belege mit dem Formular verknüpft, diese werden nicht an das Finanzamt übermittelt. Der Beleg ist erst auf Anforderung an das Finanzamt zu senden.

Evtl. funktioniert der Zugriff des Sachbearbeiters in Zukunft ohne weitere Mitwirkung des Erklärenden. Man kann die in "Mein Elster" hinterlegten Belege jedoch auch in eine Belegnachreichung übernehmen und muss sie nicht erneut hochladen.

[Charlie24]

Man kann die in "Mein Elster" hinterlegten Belege jedoch auch in eine Belegnachreichung übernehmen und muss sie nicht erneut hochladen.

Richtig, aber aus meiner Sicht ist das Sammeln von Belegen in Mein ELSTER nur dann wirklich sinnvoll, wenn ich Werte aus den Belegen in eine

Steuererklärung übernehmen möchte. Ich hätte da allenfalls ein paar Spendenbescheinigungen und Handwerkerrechnungen, wobei die Letztgenannten oft.

nicht alle Zahlen direkt enthalten. Derzeit scanne ich die noch nicht mal ein, weil unser Finanzamt die schon seit Jahren nicht mehr sehen will.

[eq12345]

Aber wie können die prüfen wie sich die Summe zusammensetzt? Ich wollte nichts vergessen und da war meine Liste an Rechnungen die Referenz.

Das können sie, indem sie die Belege nachfordern - falls sie die brauchen.
Ja, das Finanzamt hat einen über Jahrzehnte so erzogen, dass man einen riesigen Beleghaufen dort hinschicken möchte. Den wollen die aber gar nicht mehr haben. Nur, wenn Deine Angaben unplausibel sind.

Bei Unternehmen war das schon immer so. Wie oft müssen die im Rahmen einer Betriebsprüfung alle Unterlagen herzeigen? Alle paar Jahrzehnte. Wieso sollte das Finanzamt den Unternehmen aber mehr trauen als den "kleinen Fischen", den Bürgern? Wo doch ohnehin alle Arbeitgeber und Banken alle Einkünfte ans Finanzamt melden müssen. Aus meiner Sicht ist die beleglose Steuererklärung eine lange überfällige Gleichstellung von natürlichen und juristischen Personen in der Steuerpraxis.

Ich persönlich mache auch immer die von Dir genannte Aufstellung, aber für MEINE Unterlagen. Sonst finde ich mich ein paar Monate später selber nicht mehr durch, falls doch noch eine Belegnachforderung kommt. An das Finanzamt gebe ich dann nur, was das Finanzamt konkret anfordert.