GoBD-konforme Dokumentenablage

[janajana]

Hallo zusammen,

ich bin Einzelunternehmer (Kleinunternehmerregelung) und suche eine möglichst günstige, cloudbasierte Lösung, mit der ich meine steuerlich relevanten Dokumente (Verträge, E-Mail-Nachweise, Leistungsnachweise usw.) revisionssicher und GoBD-konform archivieren kann.

[Charlie24]

Mit der Frage bist du hier m. E. im falschen Forum. Da musst du dich bei den Anbietern von Buchhaltungsprogrammen umsehen.

[mhanft]

Es gibt auch - abseits von Fibu-Software - spezielle Anbieter für sowas, für kleine Anwendungen teilweise sogar kostenlos. Ich wüsste so einen (selber noch nicht probiert, kenne nur die Website), aber Werbung ist hier ja nicht erlaubt... abgesehen davon bieten auch die großen Freemail-Provider i.d.R. ein paar GB Cloud-Speicherplatz an. Der ist vielleicht nicht 100% revisionssicher und GoBD-konform, aber hey, wo kein Richter, da kein Henker...

[HendrikF]

Eine Frage: Würde Google Drive hier nicht ausreichen? ( Kann gibt es eine GoBD-konforme option) Aber ich rede von einem einfachen Google-Drive Account.

[Kloebi]

Hallo zusammen,

ich bin Einzelunternehmer (Kleinunternehmerregelung) und suche eine möglichst günstige, cloudbasierte Lösung, mit der ich meine steuerlich relevanten Dokumente (Verträge, E-Mail-Nachweise, Leistungsnachweise usw.) revisionssicher und GoBD-konform archivieren kann.

Bist du sicher, dass du deine steuerlich relevanten Daten auf irgendwelchen Servern, ggf. im Ausland, lagern willst? Wer weiß, wer da zugreift. Wäre nicht eine externe Festplatte die bessere Lösung?

[janajana]

Die Festplatte erfüllt keine GoBD.

[janajana]

DMS, die eine Protokollierung u. Versionierung ermöglichen - sind die Lösung. Alles andere ist nicht Revisionssicher.

[HundKatzeMaus]

Was musst du fuer steuerlich relevante Dokumente als Einzelunternehmer/in mit Kleinunternehmerregelung archivieren, dass du sogar ein DMS in Erwaegung ziehst? Schiesst du da nicht mit Kanonen auf Fliegen? Oder wurden bei dir vom Finanzamt besondere Auflagen gemacht? Kann ich mir eigentlich nicht vorstellen. Normalerweise genuegt doch eine Speicherung der Dokumente auf der Festplatte oder in der Cloud mit einer zusaetzlichen Sicherung (auf Festplatte, Stick oder so). Wichtig ist doch nur, das die Dokumente zum Nachweis fuer das Finanzamt unverfaelschlich sind, also keine reinen Office-Dateien sondern z.B. PFD-Dokumente (oder zusaetzlich als Ausdruck mit Datum und Unterschrift ablegen). Ich wuesste jetzt, welche GoDB-Regel dagegen spricht.

Uebrigens enthaelt die GoBD auch Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das Interne Kontrollsystem (IKS) und an die Verfahrensdokumentation. Meinst du, alle diese Mindestanforderungen sind auch fuer einen Kleinunternehmer relevant und warum beschraenkst du dich dann hier nur auf die Archivierung von Dokumenten?

Ich habe diese Beitrag nur zum Nachdenken geschrieben und nicht als Grundlage fuer eine Diskurssion. Ein Pferd springt nur so hoch, wie es muss.

[mhanft]

Ganz recht. Das alles mag in einem weltumspannenden ISO-9001-zertifizierten Konzern eine größere Rolle spielen, aber bei unsereins, die wir in diesem Forum hier posten, gibt sich das Finanzamt bei einer etwaigen Beleganforderung doch mit jedem x-beliebigem PDF zufrieden - zumindest dann, wenn kein Anfangsverdacht auf Steuerhinterziehung besteht und alles nachvollziehbar und verständlich präsentiert wird. Wer unbedingt will, kann ja trotzdem mit Kanonen auf Spatzen (nicht Fliegen ) schießen, aber ich hab mein Gewerbe jetzt fast 40 Jahre lang und bin auch - trotz umfangreichen Steuererklärungen mit gelegentlichen Nachfragen und Beleganforderungen - ohne 10.000-Euro-DMS zurechtgekommen...

[Uwe64]

Hallo janajana!

Ich kenne bisher nur eine einzige Person, die wirklich alles digitalisiert hat ... ein "überzeugter" Informatiker / Digitalisierungsfan / -nerd (!?) ... nutzt doch tatsächlich für alles (!?) Microsoft One Drive ... !?

zwischenzeitlich strauchelt er doch etwas an seiner "glorreichen" Idee, sich die Arbeit zu machen, fast (!) alle (!) Papierbelege einzuscannen und dann wegzuwerfen ...

*****
weil er die Kontoauszüge bei der Postbank nicht in Drive abgelegt hat (wäre ja auch wieder extra Arbeit), sondern der Meinung war, die blieben dort im Postbank-Postfach dauerhaft liegen - tja, falsche Annahme - die Postbank schreibt hierzu:

"Den Online-Kontoauszug finden Sie im Folgemonat nach der Umstellung in Ihrem eSafe. Dieser wird immer in den ersten zwei Wochen eines Monats eingestellt.
Wichtig: Speichern Sie Ihre Kontoauszüge ab.
Im Online-Banking werden Kontoauszüge automatisch nach 12 Monaten gelöscht. Am besten speichern Sie daher alle Auszüge als pdf auf Ihrem Computer ab.2

Digitalisierungs-Wahnsinn in Deutschland - was für ein Irrenhaus:
- diese Digitalisierungs-Profis benötigen bis zu zwei Wochen (!!! ???), bis der elektronische Kontoauszuüg im eSave liegt ... hä ?
- diese Vollprofis nennen Ihr Postfach doch tatsächlich "eSafe" - und schreiben dann gleich danach, Kontoauszüge separat abzuspeichern - unter "Safe" verstehe ich was anderes - was für ein Hohn !
- und in Zeiten in denen selbst in den billigsten Computern TB-Festplatten laufen, haben diese Voll... ein Speicherplatzproblem ...

ich würd mich schlapp lachen wenn's nicht zum Heulen wär ...

*****
zwischenzeitlich hat er bemerkt, dass er
- manche Dokumente doppelt "gedrived" hat
- und das auch noch mit unterschiedlichem Dokumentnnamen
- und manchmal mit kryptischem Dokumentennamen

wow, das vereinfacht die Belegsammlung / -vorbereitung für die ESt-Erklärung keinesfalls, sondern erhöht den Aufwand zigfach !

Wie toll war doch die good-old-analog-time, die Belege waren chronologisch abgelegt, oder in einem ABC-Ordner sinnvoll einsortiert - und jetzt dieser digitale Nonsens - selbst die Suchfunktion hat teilweise nicht sauber funktioniert ...

*****
Fazit: Solange 98% der Belege noch auf Papier eingehen, ist Volldigitalierung von einen "normaldenkenden" Menschen 0,00 Fortschritt, sondern Spielerei und ABM-Maßnahme gegen Langeweile!

[mhanft]

Fazit: Solange 98% der Belege noch auf Papier eingehen, ist Volldigitalierung von einen "normaldenkenden" Menschen 0,00 Fortschritt, sondern Spielerei und ABM-Maßnahme gegen Langeweile!

Das ist zwar richtig, aber den Belegeingang kann man doch steuern. Ich habe alle meine Lieferanten bis auf einen auf PDF-Rechnungen per Mail umgestellt (oder notfalls Download von deren Website). Und diese PDF-Rechnungen kann man in der von mir verwendeten Fibu-Software netterweise an die zugehörige Buchung anhängen, so dass man sie mit der F6-Taste jederzeit wieder aufrufen kann. Wer diese Möglichkeit nicht hat, kann ja einen Ordner "Eingangsrechnungen" auf seiner Festplatte, Google Drive oder GMX Cloud etc. anlegen und da drin Unterordner "Telekom", "Amazon" usw. usf. machen und die PDFs da drin ablegen.

Bis 2016 habe ich pro Geschäftsjahr noch einen dicken und einen dünnen Leitz-Ordner pro Jahr für meine Buchhaltung gebraucht; seit der Umstellung auf 99% PDF in 2017 brauche ich noch einen (dicken) Leitz-Ordner für fünf Jahre Buchhaltung. So muss das!

[Uwe64]

Hallo mhanft!

Ich habe ja nicht behauptet, dass die "Volldigitalisierung" nicht geht!

Aber seien Sie doch einmal ehrlich: Haben Sie durch Ihre Art der Digitalisierung irgend etwas gewonnen?
- Zeitersparnis?
- bessere Ablage und dadurch schnelleres Finden von alten Rechnungen, auf denen man was nachsehen möchte?
- effektiveres, schnelleres, automatisches Bezahlen?
- schnellere (halb)automatische Buchführung?

So wie zur Zeit die Digitalisierung in Deutschland läuft, bringt Sie meist keinen nennenswerten Handlings-Vorteil!

Den wird es erst jetzt dann geben, sobald die eRechnungen im X-Format oder ZUGFeRD-Format zugesendet werden - weil dann echte Rationalisierungseffekte genutzt werden können:

1.Scanner läuft automatisch über die Mails und sucht die raus mit den Anlagen in diesem speziellen Format, oder man lässt die Rechnungseingänge gleich an ein spezielles Rechnungseingangs-Portal oder ein dafür eingerichtetes Mail-Postfach senden.

2. Scanner "zieht" die Anlagen im Format automatisch raus und legt diese auf dem PC ab.

3. es muss nun als einzige menschliche nicht-automatisierte Arbeit die "personelle" Rechnungseingangskontrolle durchgeführt werden, nach "Freigabe" läuft alles weitere wiederum vollautomatisch:

4. diese Datei wird vom Banking-Programm automatisch eingelesen, Überweisung wird automatisch erstellt, je nach Steuerung erfolgt die Überweisung rechtzeitig mit oder ohne Skonti, mit oder ohne ausdrücklicher Zahlungsfreigabe!

5. diese Datei wird vom Buchhaltungs-Programm automatisch eingelesen und verbucht oder es wird zumindest ein Buchungsvorschlag gemacht, und natürlich kann als "netter Gimmik" eine Kopie der Datei an diese Buchung drangehängt werden!

6. als letzter Schritt erfolgt die revisionssichere Archivierung!

Dann, und nur dann, bringt die Digitalisierung Bürokratieentlastung!

Wobei: Die "Automatismen" müssen ja eingerichtet und gepflegt und immer wieder angepasst werden ...

[mhanft]

Aber seien Sie doch einmal ehrlich: Haben Sie durch Ihre Art der Digitalisierung irgend etwas gewonnen?
- Zeitersparnis?
- bessere Ablage und dadurch schnelleres Finden von alten Rechnungen, auf denen man was nachsehen möchte?
- effektiveres, schnelleres, automatisches Bezahlen?
- schnellere (halb)automatische Buchführung?

Zeitersparnis: Ja. Kein Briefe-Aufschliitzen, Eingangsstempel, Lochen, Ordner rausholen, abheften... sondern einfach nur eine Dialogbox, wo ich die PDF-Rechnung auswähle und fertig. Das beinhaltet auch gleich die schnellere Ablage und das schnellere Finden von Belegen: Einfach die F6-Taste auf der Buchung drücken statt den passenden Ordner suchen und da drin nach der Rechnung suchen... und vor allem geht das von überall auf der Welt (ich bin viel auf Reisen; da würden mir Ordner im Regal überhaupt nichts helfen).

So wie zur Zeit die Digitalisierung in Deutschland läuft, bringt Sie meist keinen nennenswerten Handlings-Vorteil!
Den wird es erst jetzt dann geben, sobald die eRechnungen im X-Format oder ZUGFeRD-Format zugesendet werden - weil dann echte Rationalisierungseffekte genutzt werden können:

Ja, das stimmt allerdings. Ich empfange und versende zwar bereits ZUGFeRD-Rechnungen, aber im Handling bzw. Workflow ist da noch viel Luft nach oben. Aber das hat ja gerade erst angefangen - in ein paar Jahren lachen wir darüber

[Uwe64]

Hallo mhanft!

*****
Na ja - bei Ihrer Zeitersparnis-Betrachtung beginnen Sie ja "in der zweiten Minute" und "unterschlagen die erste Minute":

Denn anstatt "Briefe-Aufschlitzen, Eingangsstempel, Lochen, ordnen" müssen Sie
- eMail-Postfach öffnen,
- eMails sichten,
- Mails mit Eingangsrechnung suchen,
- Mail-Anhänge manuell auf Ihren PC herunterladen.

Und auch den "Eingangsstempel" müssen Sie "technisch implementieren" - oder haben Sie etwa über die "revisionssichere eMail-Archivierung" = den revisionssicheren eMail-Posteingangsstempel, noch nie nachgedacht?

M.W. gibt es nur einen Anbieter, der für Privatanwender eine kostenlose Lösung anbietet, die Profi-Lösung für Unternehmer kostet Geld!

Oder man richtet sich das selbst ein - aber das kostet ebenfalls Zeit oder wenn man einen Software-Hengst zurate ziehen muss ebenfalls Geld!

****
mhanft, bitte nicht falsch verstehen: Mit meinen Ausführungen möchte ich schlicht und einfach darauf hinweisen, dass die hochgelobte Digitalisierung zur Zeit nur ein "ziemlich sinnloser Hype" darstellt.

Und ja, in ein paar (!) Jahren lachen wir darüber!

[Uwe64]

Nochmals ein Hallo an alle interessierten Mitleser!

"Verstanden" wird das mit der richtigen eRechnung im richtigen Format aber selbst von "vermeintlichen" Profis nicht. Ich bekam die letzte Gebührenrechnung meines Lohnabrechners per Mail mit der stolzen Ankündigung, dass die angehängte Mail im ZUGFeRD-Format sei - tja, und was war das für eine Datei? eine schäbige pdf-Datei ...